Managementassistent

JOB-3617844

Je gaat aan de slag als managementassistent in een bestuurlijke omgeving waarin je dagelijks schakelt tussen uiteenlopende vragen, verzoeken en afspraken. Je ondersteunt collegeleden direct en zorgt ervoor dat informatie, acties en planning goed georganiseerd zijn. Je werkt proactief, houdt overzicht en zorgt dat zaken op tijd en zorgvuldig worden geregeld. Daarbij ben je niet alleen sterk in plannen en organiseren, maar ook digitaal vaardig en gericht op slimme ondersteuning. Je werkt samen binnen een collegiaal secretariaatsteam en levert een zichtbare bijdrage aan een goed functionerend bestuur.

Wat ga je doen

• Je bent een eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij uiteenlopende vragen en verzoeken.
• Je brengt vragen helder in beeld, zoekt informatie uit en zorgt voor een bruikbaar antwoord of een concrete oplossing.
• Je legt contact met collega’s en externe partijen, verzamelt informatie en stukken, stemt acties af en volgt deze op tot afronding.
• Je beheert complexe agenda’s en organiseert interne en externe afspraken.
• Je regelt uitnodigingen, ruimtes, catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten.
• Je verzorgt vergaderagenda’s en stukken.
• Je bewaakt acties, termijnen en gemaakte afspraken en signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is.
• Je behandelt telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en waar nodig ook voor het management.
• Je ontvangt gasten professioneel en gastvrij.
• Je bent breed inzetbaar binnen het secretariaat en neemt werkzaamheden van collega’s over wanneer dat nodig is.
• Je gebruikt Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer te organiseren en draagt actief ideeën aan voor verdere digitalisering.

Over jou

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je denkt vooruit, ziet werk liggen en komt zelf in actie.
• Je wacht niet af en helpt collegeleden en collega’s om goed voorbereid te zijn.
• Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen en weet de juiste mensen te betrekken.
• Je organiseert en structureert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht als de planning verandert.
• Je communiceert duidelijk en prettig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen.
• Je blijft rustig onder druk, schakelt snel en werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie bij een gemeente.
• Je hebt ervaring met werken voor of binnen het bestuur.
• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365.
• Je bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig.

Wensen

• Je hebt ervaring als managementassistent, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent toe aan een volgende stap in je loopbaan.

Competenties

• Je denkt vooruit en handelt proactief.
• Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en vragen.
• Je stelt prioriteiten en bewaart overzicht.
• Je werkt zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen.
• Je werkt graag samen en bent collegiaal ingesteld.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.