Bestuurs- en Directiesecretaresse

ft 32229

Je ondersteunt twee portefeuillehouders als bestuurs- en directiesecretaresse en zorgt dat agenda’s, stukken en communicatie strak georganiseerd zijn. Je beheert het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken zorgvuldig en snel af. Daarnaast zorg je dat vergaderingen en activiteiten van het college tijdig en volledig worden ingepland. Ook bied je praktische ondersteuning bij representatieve en officiële gelegenheden.

Wat ga je doen

• Je bent de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders en zorgt dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn.
• Je zorgt ervoor dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie, zowel intern als extern, soepel verloopt.
• Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.
• Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig worden ingepland.
• Je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
• Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders.
• Je werkt binnen het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat en draagt bij aan een goede sfeer en een soepel lopend secretariaat.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office.

Wensen

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbaar afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.

Competenties

• Je bent stressbestendig en houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties.
• Je neemt initiatief, ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.
• Je bent flexibel en schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
• Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.
• Je maakt effectief gebruik van digitale middelen en bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.
• Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.